Overordnet personalepolitik for Institut for Planlægning

Formål og hensigt

Formålet med Institut for Planlægning's personalepolitik er at skabe en sammenhængende personalepolitik for alle ansatte på instituttet og samtidig sikre løbende forbedringer af arbejdsmiljøet.

Personalepolitikken fastslår den enkeltes rettigheder og forpligtigelser med henblik på at skabe så ensartede rammer som muligt både individuelt og kollektivt. Det forudsættes, at Institut for Planlægning's økonomiske og organisatoriske dispositioner altid ledsages af en vurdering af de personalepolitiske konsekvenser, ligesom der i instituttets økonomiske disponeringer tages hensyn til opfyldelse af personalepolitikkens krav og forventninger. Personalepolitikken skal betragtes både som et værdigrundlag, en guide og en aftale mellem ledelse og medarbejdere.

Instituttets decentrale personalepolitik er underordnet Aalborg Universitets fælles personalepolitik vedtaget af Hovedsamarbejdsudvalget, hvori de generelle holdninger og retningslinjer er beskrevet.

Organisation

Det er Institut for Planlægning's politik at være en arbejdsplads med et udstrakt samfunds- og miljøansvar, som understøttes af instituttets værdigrundlag og de organisatoriske enheders gensidige afhængighed af og respekt for hinanden.

Trivsel og samarbejde

Det er Institut for Planlægning's politik at fremme samarbejde og lydhørhed mellem ledelse og medarbejder, mellem de forskellige organisatoriske enheder og mellem de forskellige forskningsgrupper med henblik på at opnå engagement og større udbytte gennem fælles indsats. Samarbejdet skal bæres af princippet om gensidig respekt, hensyntagen, åbenhed og dialog.

I den forbindelse har instituttet nedsat et samarbejdsudvalg med medlemmer fra såvel ledelse som medarbejdere. Samarbejdsudvalget arbejder efter et af instituttet udfærdiget kommissorium, hvori bl.a. kommandovejene er præciseret. (Indtil videre henvises til universitetets generelle regler for samarbejdsudvalg).

Ledelsen

Det er Institut for Planlægning's politik, at institutledelsen skal udarbejde, videreformidle og tydeliggøre overordnede mål og forventninger, således at medarbejdernes opgavevaretagelse kan ske i overensstemmelse hermed. I forbindelse hermed vil institut- og sektionsledelsen inddrage medarbejderne (herunder samarbejdsudvalget) i udformningen af mål og strategier.
En god og veluddannet ledelse på alle niveauer er en forudsætning for, at instituttet kan drives og fungere effektivt. For at leve op til kravet om en effektiv ledelse skal alle ledere have et nøje kendskab til såvel eksterne som interne retningslinier vedrørende personaleledelse og personaleadministration samt til de grundlæggende forvaltningsmæssige regler. På den anden side skal medarbejderne respektere ledelsen og dens beslutninger.

Medarbejderne

Det er Institut for Planlægning's politik, at medarbejderne skal arbejde ud fra de af instituttet fastlagte mål og forvent-ninger, samt at medarbejdernes opgavevaretagelse skal afspejle instituttets værdigrundlag. I den forbindelse ønsker instituttet at tage hensyn til medarbejdernes forskellige udviklingsfaser, familieliv og erfaringsgrundlag.
Det er endvidere I20's politik at sikre vilkår, der opretholder og udvikler den faglige stolthed og arbejdsglæde hos den enkelte medarbejder, ligesom det er instituttets politik at understøtte den faglige og personlige udvikling (se også under kompetenceudvikling). Sidstnævnte skal ske ved, at der afsættes ressourcer/midler på instituttets budget til dette formål.

Motivation og tryghed

Institut for Planlægning satser på, at medarbejderne er motiverede og kan arbejde både selvstændigt og på tværs i organisationen. Motiverede medarbejdere er medarbejdere, der udfører deres arbejde hensigtsmæssigt under de gældende rammer, støtter hinanden fagligt og menneskeligt, og er loyale over for instituttets mål. Trygge medarbejdere føler sig anerkendte, får feedback på deres arbejdsindsats, og er samtidig engagerede og omstillingsparate.

Motivation, engagement og tryghed opnås kun, hvis medarbejderne er velinformerede af ledelsen om såvel mål og strategier som beslutninger og forventninger. Omvendt forventes det af medarbejderen, at vedkommende indgår i åbne relationer til såvel kollegaer og ledelse, hvorved der skabes muligheder for vidensdeling på alle planer.

Rekruttering og ansættelser

Det er Institut for Planlægning's politik at have medarbejdere, der er fagligt og personligt velkvalificerede til at varetage nuværende og kommende arbejdsopgaver. Ved nyansættelser vil instituttet rekruttere de bedst kvalificerede indenfor det pågældende felt og samtidig fremme en hensigtsmæssig sammensætning af medarbejderstaben ud fra instituttets forpligtelser i forhold til såvel forskning og undervisning, som til løsning af administrative opgaver. Dette vil primært ske ved faste stillinger. Midlertidige stillinger vil kun blive anvendt ved akut opståede behov, eller hvor rekrutteringspolitikken taler herfor.

Instituttet har en særlig opgave i at tiltrække og fastholde yngre medarbejdere gennem attraktive arbejdsopgaver og gode arbejdsvilkår, samt via forskningspolitikken (se senere) sikre, at yngre medarbejdere kan videreudvikle deres muligheder for et karriereforløb ved instituttet, og herunder kan indgå på lige fod i konkurrencen med kandidater fra andre institutioner.

Nye medarbejdere skal introduceres til de relevante arbejdsopgaver, inddrages i samarbejdet og føle sig som en integreret del af arbejdspladsen. Det sker blandt andet ved, at nye medarbejdere i den første tid af ansættelsen tildeles en mentor, udpeget af sektionen/instituttet. Såvel ledelsen som medarbejderne skal vise opmærksomhed over for den nye kollega og medvirke til, at denne får et godt kendskab til instituttets organisatoriske opbygning, beslutningsgange, personalepolitik og institutkultur, herunder formelle og uformelle regler, traditioner og rutiner.

Ligestilling

Institut for Planlægning tilstræber at skabe lige vilkår og rammer for, at den enkelte medarbejder - uanset køn - kan forbedre mulighederne for at realisere sine mål og ambitioner. Instituttet lægger i den forbindelse vægt på at sikre en fortsat udvikling hen imod en mere ligelig fordeling af mandlige og kvindelige medarbejdere i de forskellige dele af instituttet. Dette sker ud fra forståelsen af, at grupper bestående af både kvinder og mænd arbejder bedre sammen og i højere grad forstår at tage hensyn til sammenhængen mellem arbejds- og familieliv, samt til de enkelte medarbejderes forskellige forudsætninger.

Instituttet tilstræber at være førende i forhold til tilsvarende teknisk-naturvidenskabelige institutter, hvad angår kvindeandelen i videnskabelige stillinger. Instituttet lægger endvidere vægt på, at der så vidt muligt deltager både mænd og kvinder i bedømmelsesudvalg, ved ansættelsessamtaler og i ledelsen.

Lønudvikling

Den generelle løndannelse er underlagt statens overenskomster med faglige organisationer.
For det videnskabelige personales vedkommende følges den lønudviklingsaftale, der er indgået mellem Tek-Nat Fakultetet og tillidsmandskorpset under dette fakultet.

For andre personalegruppers vedkommende er det Institut for Planlægning's politik at arbejde hen imod at aflønne medarbejderne med udgangspunkt i de funktioner de udfører og de kvalifikationer de har samt at understøtte valg af forskellige karriereveje.

Arbejdsmiljø

Arbejdsmiljøet og medarbejdernes sikkerhed og trivsel prioriteres højt. Det er derfor Institut for Planlægning's politik at forebygge hændelser, der kan medføre såvel fysiske som psykiske skader for medarbejderne overalt hvor de befinder sig i tjenstlig ærinde, i felten, i laboratorier og værksteder, i undervisningslokaler samt i kontorer og mødelokaler. Til varetagelse heraf har instituttet nedsat et decentralt sikkerhedsudvalg. Sikkerhedsudvalget arbejder efter et af instituttet udfærdiget kommissorium. (Indtil videre henvises til universitetets generelle regler for sikkerhedsudvalg).

I forbindelse med det fysiske miljø er det Institut for Planlægning's politik at anskaffe ekstraordinære arbejdsmiljørigtige arbejdsredskaber, belysning, mv., såfremt der af sundhedsmæssige årsager er behov herfor.
Især det psykiske arbejdsmiljø er væsentligt på en vidensintensiv arbejdsplads med risiko for stress, udbrændthed og chikane. Ledelse og medarbejdere har derfor et fælles ansvar for offensivt at gennemføre nødvendige tiltag til at forebygge disse problemer. Når problemerne er opstået eksempelvis i form af begyndende stress, chikane, etc. er det vigtigt, at vedkommende medarbejder melder klart ud til kollegaer, samt at der rettes henvendelse til nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller sikkerhedsrepræsentant, som så vil medvirke til at afhjælpe problemet.

Forskningspolitik

Instituttet har udarbejdet en særlig forskningspolitik specielt møntet på VIP-personalet. I den forbindelse er der udformet stillingsbeskrivelser for hver enkelt personalekategori. Dette sker med henblik på at sikre, at alle medarbejdere har kendskab til såvel de overordnede krav i stillingsbekendtgørelsen som instituttets forventninger. Forskningspolitikken bør løbende videreudvikles i en åben diskussion mellem det videnskabelige personale, ledelsen og samarbejdsudvalget.

Kompetenceudvikling

Det er Institut for Planlægning's politik at understøtte den forpligtelse som den enkelte medarbejder har til at dygtiggøre sig fagligt, personligt og samarbejdsmæssigt. Kun herigennem udvikles en attraktiv arbejdsplads for såvel den enkelte som instituttet.

Instituttet lægger vægt på medarbejdernes faglige og personlige udvikling, og derfor sættes efteruddannelse og kompetenceudvikling højt på dagsordenen. Alle medarbejdere er dog medansvarlige for egen udvikling, samt har ret og pligt til selv at tage initiativer hertil.

Institut for Planlægning forventer, at en væsentlig del af kompetenceudviklingen for det videnskabelige personale sker gennem nye forskningsprojekter samt deltagelse i konferencer og seminarer. Instituttet vil derudover tage initiativ til interne seminarer og kurser, som kan udvikle den enkeltes kompetencer eksempelvis i forhold nye informationsteknologiske værktøjer. Institut 20 forventer, at kompetenceudviklingen for det øvrige personale sker gennem kurser, kollegaoplæring o. lign. Instituttet vil endvidere medvirke positivt til initiativer omkring faglig sparring, rokering og jobbytte, samt etablering af erfaringsudveksling på tværs af institutter og institutioner.

For at sikre kompetenceudviklingen tilbydes medarbejderudviklingssamtaler med alle personalekategorier. Samtalen tilstræbes afholdt hvert år efter en nærmere fastlagt plan. Som led i medarbejdersamtalerne kan der efter behov udarbejdes en udviklings-/uddannelsesplan for den enkelte medarbejder. På den måde sikres det, at medarbejderne fortsat er kvalificerede til at udføre deres job. Ph.d.-studerende, amanuenser og adjunkter samt TAP-ansatte i sektionerne har krav på en årlig samtale med sektionslederen. Tap-personalet i instituttets centrale serviceenheder har krav på en årlig samtale med institutlederen eller dennes stedfortræder. Lektorer og professorer gennemfører medarbejderudviklingssamtale med enten sektionsleder eller institutleder.

For at justere forventningerne har medarbejderne krav på at vide, hvilke ressourcer instituttet har afsat til kompetenceudvikling.

Orlovsordning/Sabbaticals

Det er Institut for Planlægning's politik, at alle medarbejdere har mulighed for orlov uden løn i et år. Orlov herudover må afhænge af orlovens relevans for instituttet.

Det videnskabelige personale har mulighed for sabbaticals enten i form af forlæggelse af tjenestested til en anden institution i udlandet i et eller to semestre, eller via undervisningsfri semestre hvor der sættes særlig fokus på forskningen. Det forudsættes, at vedkommende har optjent timer til finansiering heraf, eller på anden vis medvirker til at fremskaffe denne; samt at orlov/sabbaticals tilrettelægges i samarbejde med kollegaer og sektionsleder.

Socialt ansvar og rummelighed

Instituttet er positiv over for tanken om at forsøge at fastholde medarbejdere med nedsat arbejdsevne. En aftale herom forudsætter dog enighed mellem ledelse, medarbejder og tillidsrepræsentant om betingelserne herfor.
Instituttet samarbejder også med universitetets personalekontor om etablering af job under det sociale kapitel for ligeledes at kunne integrere udefrakommende personer med nedsat erhvervsevne.

Seniorpolitik

Institut for Planlægning følger universitetets generelle seniorpolitik. Det påhviler institutlederen at gennemføre en seniorsamtale, inden den enkelte medarbejder fylder 63 år. Medarbejdere, som er fyldt 62 år, kan efter forhandling med arbejdsstedet tildeles 1 månedlig fridag uden tab af løn.
For at nyttiggøre ældre medarbejderes viden og erfaring, har instituttet etableret en emeritusordning for videnskabelige medarbejdere, der er fratrådt på grund af alder. Ordningen kan eksempelvis bestå i et tilbud om kontorplads/rejsemidler til gengæld for en indsats fra medarbejderen i form af f.eks. vejledning på instituttet.

Fratrædelse

Det er Institut for Planlægning's politik, at alle medarbejdere i forbindelse med fratræden har krav på en rettidig, saglig og redelig behandling. Dette gælder hvad enten medarbejderen fratræder frivilligt (pension, udløb af stilling, etc.) eller ufrivilligt (sygdom, nedskæringer, disciplinærsag m.m.). Det er institutlederens opgave og ansvar at sikre dette.

Revision af Personalepolitikken

En personalepolitik skal tilpasses skiftende krav og ændrede målsætninger. Institut for Planlægning's personalepolitik evalueres derfor løbende og tages op til revision senest efter tre år.

Tiltrådt af SU d. 28/5-03
Vedtaget af Institut for Planlægnings bestyrelse 26. juni 2003.